Quien recibe una subvención tiene que demostrar dos cosas: que ha hecho la actividad y que ha gastado el dinero en lo que dijo. Las horas de voluntariado sirven para lo primero. Para lo segundo, solo si las bases de la convocatoria lo prevén. Saber dónde van y cómo documentarlas ahorra problemas al justificar.
Esta guía resume las reglas generales de la Ley General de Subvenciones y de su reglamento, y lo que pide una convocatoria concreta: la estatal de programas de interés social, que se financia con el 0,7 % del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades. Cada convocatoria tiene sus bases, y son las que mandan.
Una hora de voluntariado no es un gasto
Cuando la justificación se hace con una cuenta justificativa, esta tiene, con carácter general, dos partes (artículo 72 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones):
- Una memoria de actuación, que demuestra que se han cumplido las condiciones de la subvención, con las actividades realizadas y los resultados obtenidos.
- Una memoria económica, con la relación de los gastos, las facturas o documentos equivalentes y, en su caso, los justificantes de pago.
En la memoria económica van los gastos, y la ley considera gasto realizado el que se ha pagado efectivamente antes de que termine el plazo de justificación, salvo que las bases digan otra cosa (artículo 31.2 de la Ley 38/2003). Una hora de voluntariado no se paga, así que ahí no entra.
Lo que sí puede ser un gasto, si las bases lo admiten, es lo que el voluntariado le cuesta a la entidad: el seguro de sus voluntarios o los gastos que les reembolsa, por ejemplo.
La excepción: la aportación en especie. Algunas convocatorias permiten valorar el trabajo voluntario como una aportación en especie. Por ejemplo, el programa europeo Interreg Sudoe no admite los gastos en especie, salvo el trabajo voluntario no remunerado, y solo en los casos que permite el programa. Cuando una convocatoria lo admite, dice también cómo se valora y cómo se acredita. Si sus bases no lo prevén, no cuenta como gasto.
Dónde sí cuentan las horas
En la solicitud. En la convocatoria estatal del 0,7 %, uno de los criterios de valoración es el impacto en el empleo y en el voluntariado, con un máximo de 10 puntos, y dentro de él se valora la participación de personal voluntario a lo largo del desarrollo del programa (artículo 15.1.h del Real Decreto 821/2021). Las mismas bases valoran que el programa tenga un sistema de evaluación con indicadores específicos y medibles (artículo 15.1.b). Y la convocatoria de 2026 pide a las entidades que vayan a contar con voluntarios una declaración responsable de que cumplen las obligaciones de la Ley 45/2015, de Voluntariado.
En la memoria de actuación. Es donde se cuenta qué se ha hecho y con qué resultados (artículo 72.1 del reglamento), y donde las horas de voluntariado demuestran la actividad: cuántas personas participaron, cuántas horas, en qué tareas y en qué fechas.
En el seguimiento. Las bases del 0,7 % prevén que las entidades rindan cuentas del desarrollo de los programas y del grado de consecución de los objetivos con los indicadores de impacto que correspondan a cada tipo de programa (artículo 20.3 del Real Decreto 821/2021). Si el programa se apoya en voluntarios, conviene que las personas y las horas estén entre esos indicadores.
Cómo documentarlas para que se sostengan
Una cifra de horas solo vale si se puede comprobar. Quien recibe una subvención tiene que someterse a las comprobaciones del órgano que la concede y de los órganos de control, y conservar los documentos justificativos mientras puedan ser objeto de ellas (artículo 14.1, letras c y g, de la Ley 38/2003). Y el derecho de la Administración a reclamar el reintegro prescribe a los cuatro años, contados, en general, desde que venció el plazo para justificar (artículo 39).
Lo que ayuda a que las horas se sostengan:
- Un registro por persona y por día: quién, cuándo, cuántas horas, en qué tarea y en qué programa. Las sumas se hacen después.
- Horas comprobadas, no estimadas. Que alguien que estaba presente confirme cada registro y que, si se corrige una cifra, quede escrito por qué.
- Separadas por programa. Si una persona colabora en dos programas subvencionados, que sus horas no se cuenten dos veces.
- Coherentes con el resto de papeles. La Ley 45/2015 obliga a la entidad a llevar un registro de acuerdos de incorporación y de altas y bajas (artículo 14.2.l) y a expedir certificados con la duración y las actividades de cada persona (artículos 14.2.k y 24.1). Las horas de la memoria tienen que cuadrar con todo eso.
- Con los datos justos. En la memoria, mejor cifras agregadas; los datos personales de cada voluntario se quedan en la entidad, salvo que la convocatoria pida otra cosa.
El valor económico del tiempo donado
Calcular cuánto valdría el tiempo donado, multiplicando las horas por un salario de referencia, sirve para comunicar el impacto: en la memoria anual o ante una empresa colaboradora. Pero en una subvención ese valor solo cuenta como aportación si la convocatoria lo prevé, y con el método que fije.
En resumen
| Dónde | Cómo cuentan |
|---|---|
| Solicitud | Como criterio de valoración, si las bases lo prevén |
| Memoria de actuación | Como actividad y resultados |
| Memoria económica | No son gasto, salvo aportación en especie prevista en las bases |
| Gastos del voluntariado | Seguro y reembolsos, si las bases los admiten |
| Comprobación | Registro por persona y día, conservado |
Cómo encaja PeopleForPeople
En PeopleForPeople, las horas no se apuntan a mano: quien coordina marca en la app la llegada de cada persona, al cerrar se calculan las horas y la entidad las valida, una a una o en tanda. Si las ajusta, tiene que decir por qué, y la persona voluntaria lo lee en su historial. Los totales solo suman horas validadas.
Con eso, la entidad saca la memoria entre dos fechas, con personas, horas y actividad por persona o por misión, en CSV o impresa, y expide el certificado de cada voluntario sobre las horas validadas. Lo explicamos en informes y certificados.
Lo que no hace: no justifica la subvención por la entidad ni decide qué admite cada convocatoria. Los gastos, las facturas y la memoria económica siguen siendo cosa de la entidad.
Esta guía resume la normativa general para orientarse; no sustituye a las bases de cada convocatoria ni al criterio del órgano que concede la subvención.
Fuentes
- Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado.
- Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado.
- Real Decreto 821/2021, de 28 de septiembre, por el que se establecen las bases reguladoras de la concesión de subvenciones para la realización de actividades de interés general consideradas de interés social, correspondientes a la Secretaría de Estado de Derechos Sociales — Boletín Oficial del Estado n.º 236, 2 de octubre de 2021.
- Resolución de 12 de mayo de 2026, de la Secretaría de Estado de Derechos Sociales, por la que se convocan subvenciones para la realización de actividades de interés general consideradas de interés social — Ministerio de Derechos Sociales, Consumo y Agenda 2030.
- Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado.
- Ficha 8.0. Subvencionabilidad de los gastos — Programa Interreg Sudoe, versión de 24 de febrero de 2023.
