Casi todas las entidades empiezan igual: un grupo de WhatsApp para avisar y una hoja de Excel para apuntar quién va. No cuesta nada, todo el mundo sabe usarlos y no hay que convencer a nadie de que instale otra aplicación. Y muchas veces es suficiente.
Esta comparativa es para saber cuándo lo es y cuándo no. La escribimos quienes hacemos PeopleForPeople, que es una plataforma, así que hemos intentado ser justos y empezar por los casos en los que no os hace falta.
Cuándo basta con WhatsApp y Excel
- El grupo es pequeño y estable. Pocas personas, que participan de forma regular y a las que quien coordina conoce por su nombre.
- Coordina una sola persona, y siempre la misma, que sabe quién es quién.
- No hay plazas que repartir. Si da igual que vayan cinco o quince, no hay nada que controlar.
- Nadie os pide cuentas de las horas. Ni una subvención que justificar ni certificados que expedir.
Aun así, si sois una entidad de voluntariado, la ley os pide lo mismo con cualquier herramienta: llevar un registro de los acuerdos de incorporación y de las altas y bajas de los voluntarios, y expedir a cada uno un certificado con la duración y las actividades en las que ha participado (artículo 14.2 de la Ley 45/2015). Una hoja de cálculo bien llevada puede ser ese registro. La Ley 45/2015 es la estatal: si vuestro programa se desarrolla en una sola comunidad autónoma, revisad también su ley de voluntariado.
Dónde se queda corto WhatsApp
Los números, a la vista de todos. En 2017, la Agencia Española de Protección de Datos declaró que el Ayuntamiento de Boecillo (Valladolid) había infringido la ley de protección de datos de entonces al meter en un grupo de WhatsApp a 255 personas, en su mayoría vecinos, sin su consentimiento: cada número quedaba a la vista de todos los demás. No hubo multa, porque el ayuntamiento cerró el grupo, pero la Agencia le recordó que hay que pedir el consentimiento antes de añadir a nadie. Hoy rige el Reglamento General de Protección de Datos, y la regla práctica sigue siendo la misma: preguntad antes de añadir a alguien a un grupo.
Los avisos se pierden. En un grupo con decenas de personas, un mensaje importante queda enterrado entre respuestas, preguntas repetidas y emoticonos.
No sabe de plazas. Si hacen falta ocho personas y contestan veinte «voy», alguien tiene que decidir quién va, avisar al resto y llevar la cuenta a mano. Con varios turnos o varios sitios, se complica mucho.
Tiene un tope. WhatsApp amplió en 2022 el máximo a 1.024 participantes por grupo. En una gran emergencia hay que abrir varios y repetir cada aviso en todos.
No deja registro. Del grupo no sale una lista de quién fue, cuándo ni cuántas horas, que es lo que hace falta para el certificado o para justificar una subvención.
Dónde se queda corto Excel
No avisa a nadie. La hoja guarda datos, pero los avisos siguen saliendo por teléfono, por correo o por WhatsApp.
Las versiones se multiplican. Si el archivo viaja por correo, pronto hay varias copias y nadie sabe cuál es la buena. Compartirlo en la nube lo evita, pero entonces hay que cuidar quién tiene acceso.
Todo es a mano. Quién se apunta, quién llega, cuántas horas hace cada uno: cada dato lo apunta alguien, y cada error hay que encontrarlo.
Son datos personales. Nombres, teléfonos, disponibilidad y, a veces, datos de salud o de menores. El Reglamento General de Protección de Datos obliga a protegerlos con medidas de seguridad adecuadas al riesgo (artículo 32), y un archivo que se reenvía o que se guarda en un portátil sin contraseña no lo está.
Cara a cara
Juntos, el grupo de WhatsApp y la hoja de Excel cubren lo básico. Esto es lo que cambia con una plataforma como PeopleForPeople:
- Avisar de una misión. Por WhatsApp, el aviso llega a todo el grupo a la vez. En la plataforma, llega por notificación a quien tiene la zona dentro de su radio.
- Las plazas. Con WhatsApp y Excel se cuentan a mano. En la plataforma, la tarea se cierra cuando se cubren.
- Quién ha llegado y cuántas horas. En la hoja, a mano. En la plataforma, quien coordina marca las llegadas en la app, las horas se calculan solas y la entidad las valida.
- El coste. WhatsApp es gratis, y Excel suele estarlo o venir con Office. Una plataforma es de pago, normalmente por suscripción.
- Aprender a usarlo. WhatsApp y Excel ya los sabe usar casi todo el mundo. Una plataforma obliga a darse de alta y a aprender la herramienta.
Lo que no cambia con ninguna herramienta
- El acuerdo de incorporación y el seguro. Los firma y los contrata la entidad (artículos 12 y 14.2.c de la Ley 45/2015). Ninguna aplicación los sustituye.
- Las personas. Quien coordina sigue siendo quien conoce a los voluntarios, resuelve los imprevistos y da las gracias.
- El grupo de responsables. Para hablar rápido entre coordinadores, un grupo de mensajería sigue siendo útil. Es lo que recomendamos en la guía sobre voluntarios espontáneos.
Cómo encaja PeopleForPeople
En PeopleForPeople, la entidad, una vez verificada, publica sus misiones desde un panel web, con las tareas, las habilidades y las plazas de cada una. El aviso llega a los voluntarios que tienen la zona dentro de su radio, y cuando se cubren las plazas, la tarea ya no admite a nadie más. Las conversaciones cuelgan de cada misión, no de un grupo abierto donde todo se mezcla. Quien coordina marca en la app quién ha llegado, las horas se calculan solas y la entidad las valida; son la base del certificado.
Las dos primeras publicaciones son gratis y no piden tarjeta. Después, la suscripción empieza en 19 € al mes para ONG y en 49 € para ayuntamientos y agrupaciones de Protección Civil, sin IVA y sin permanencia. Los detalles están en las páginas para ONG y para ayuntamientos.
Lo que no hace: no sustituye al acuerdo de incorporación ni al seguro, que siguen siendo cosa de la entidad. Y a un grupo pequeño que ya se organiza bien con lo que tiene, probablemente no le haga falta.
Esta comparativa la ha escrito el equipo de PeopleForPeople. Los precios son los publicados en esta web en noviembre de 2026.
Fuentes
- Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado.
- Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos — Diario Oficial de la Unión Europea, 4 de mayo de 2016.
- Incluir el teléfono en un grupo de Whatsapp sin consentimiento es ilegal — Diario de León, 20 de diciembre de 2017.
- Communities Now Available! — WhatsApp Blog, 3 de noviembre de 2022.
