Antes de que una persona empiece a colaborar, la entidad tiene que firmar con ella un acuerdo de incorporación. Lo pide la Ley 45/2015, de Voluntariado: la relación entre la persona voluntaria y la entidad «se establecerá siempre» a través de ese acuerdo, que es el instrumento principal para definirla y regularla (artículo 12.1).
No hay un modelo oficial. La ley fija un contenido mínimo, y cada entidad lo adapta a sus programas. Esta guía lo repasa punto por punto, explica cómo se firma y qué cambia cuando hay menores. El resto de obligaciones de una entidad están en el artículo sobre la Ley 45/2015.
Cuándo hace falta
Siempre, también para una acción puntual. La ley considera voluntariado las acciones concretas que se hacen a través de una entidad, aunque no formen parte de un programa a largo plazo, y también las que se hacen a distancia, sin presencia física (artículo 3.4).
Formalizar el acuerdo es una obligación de la entidad (artículo 14.2.b), que además tiene que llevar un registro de los acuerdos y de las altas y bajas de sus voluntarios (artículo 14.2.l).
Los ocho puntos obligatorios
El artículo 12.2 fija el contenido mínimo. Estos son los ocho puntos, con lo que conviene concretar en cada uno.
1. Los derechos y deberes de las dos partes. La ley ya enumera los de la persona voluntaria (artículos 10 y 11) y los de la entidad (artículo 14). El acuerdo los recoge y tiene que respetar la ley: no puede recortar los derechos que esta reconoce (artículo 10.2).
2. Las funciones, las actividades y el tiempo de dedicación. Qué va a hacer la persona, en qué programa y cuánto tiempo se compromete a dedicarle: por ejemplo, dos tardes por semana o una jornada concreta. Una fórmula genérica, como «tareas de apoyo», no describe nada.
3. Si participan trabajadores o socios de la entidad. Cuando corresponda, cómo intervienen en las actividades de voluntariado las personas asalariadas o socias de la propia entidad. Quien trabaja en la entidad puede ser también voluntario en ella, en las condiciones que fije su acuerdo y fuera de su jornada laboral, salvo las medidas que permite el artículo 20.2 (artículo 9).
4. Los gastos que se reembolsan. Qué gastos se devuelven y cómo se justifican: por ejemplo, el transporte o la comida en una jornada larga. La entidad tiene que reembolsarlos en las condiciones del acuerdo (artículos 10.1.f y 14.2.d). Fuera de esos gastos, no puede haber contraprestación económica ni material (artículo 3.1.c). Dónde está la línea entre reembolsar gastos y pagar lo explicamos en la guía sobre voluntario o trabajador.
5. La formación. La que hace falta para las funciones asignadas y, si corresponde, el itinerario para obtenerla. Corre a cargo de la entidad (artículo 10.1.b).
6. La duración y cómo se termina. Cuánto dura el compromiso, y las causas y la forma de desvincularse, por las dos partes. La ley pide que respeten al máximo los derechos de las personas destinatarias y el buen desarrollo del programa. En un acompañamiento, por ejemplo, conviene prever un aviso con tiempo y una despedida, como contamos en la guía sobre el acompañamiento a personas mayores.
7. Cómo se resuelven los conflictos. Si el acuerdo lo pacta, por arbitraje; si no, ante los tribunales (artículo 12.4).
8. Los cambios. Qué pasa si la persona cambia de programa o si cambia cualquier otra circunstancia de lo acordado al principio.
Cómo se firma
Por escrito y en dos ejemplares, uno para cada parte (artículo 12.3). Cuando proceda, se adjunta el certificado negativo de delitos sexuales o la declaración responsable de no tener ciertos antecedentes, que explicamos más abajo.
La entidad anota el alta en su registro (artículo 14.2.l). Cuando la persona lo pida, y en todo caso al terminar, le expide un certificado con la fecha de incorporación, la duración, las tareas y el lugar de su voluntariado (artículo 24.1). Qué más conviene que diga y para qué sirve lo explicamos en la guía sobre el certificado de voluntariado.
Si hay menores
Si la persona voluntaria es menor de edad. Entre 16 y 18 años necesita el consentimiento de sus progenitores, tutores o representantes legales. Entre 12 y 16, su autorización expresa, en la que se valora si la actividad perjudica su desarrollo y su formación (artículo 8.2). La entidad tiene que exigirlo por escrito (artículo 14.2.j), y lo práctico es guardarlo con el acuerdo.
Si la actividad supone un contacto habitual con menores. La persona tiene que acreditar que no ha sido condenada por delitos sexuales ni de trata de seres humanos, con un certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales y de Trata de Seres Humanos (artículo 8.4 de la Ley 45/2015 y artículo 57 de la Ley Orgánica 8/2021). Va con el acuerdo, antes de empezar.
Los dos casos, con más detalle y cómo se pide el certificado, están en la guía sobre voluntariado y menores.
Si el programa atiende a víctimas de ciertos delitos. Cuando las personas destinatarias han sido o pueden ser víctimas de violencia doméstica o de género, de tráfico ilegal o inmigración clandestina de personas o de terrorismo, no pueden participar quienes tengan antecedentes penales no cancelados por esos delitos. Se acredita con una declaración responsable, que también acompaña al acuerdo (artículos 8.5 y 12.3).
Lo que conviene añadir
La ley estatal fija un mínimo. Estos puntos no están en esa lista, pero conviene que queden claros desde el principio:
- El seguro. Qué póliza cubre a la persona y frente a qué riesgos. Contratarla es obligación de la entidad (artículo 14.2.c). Lo explicamos en la guía sobre el seguro de voluntariado.
- Quién coordina. A quién acudir con dudas o problemas.
- Los datos personales. Al recoger los datos de la persona voluntaria, la entidad tiene que informarle de quién los trata, para qué y con qué base jurídica, cuánto tiempo los guarda y cómo ejercer sus derechos (artículo 13 del Reglamento General de Protección de Datos). Puede ir en el propio acuerdo o en un documento aparte. La Ley 45/2015 cita la antigua Ley Orgánica 15/1999; hoy rigen el Reglamento y la Ley Orgánica 3/2018.
- La confidencialidad. La persona voluntaria tiene que guardar la confidencialidad de lo que conozca en su actividad (artículo 11.b). Conviene recordarlo, sobre todo si va a tratar con situaciones personales.
Las leyes autonómicas pueden pedir más
La Ley 45/2015 se aplica a los programas de ámbito estatal o de más de una comunidad autónoma, y a los de materias que son competencia del Estado. Los de una sola comunidad se rigen por su ley de voluntariado, que puede ser más exigente.
La andaluza, por ejemplo, añade al contenido mínimo la persona coordinadora del programa y la información sobre el seguro. Prevé que los conflictos se puedan resolver también por la vía amistosa o con mediación, y permite modificarlo de común acuerdo, incluso por vía telemática, si queda constancia (artículo 15 de la Ley 4/2018).
Antes de redactar el acuerdo, conviene leer la ley de la comunidad donde se desarrolla el programa.
Errores que conviene evitar
- Firmarlo cuando la persona ya ha empezado. La relación se establece con el acuerdo (artículo 12.1). Y el certificado de delitos sexuales, cuando haga falta, tiene que estar antes de la primera actividad.
- Un texto igual para todos. Sin las funciones y el tiempo de dedicación de cada persona, falta uno de los puntos obligatorios.
- No guardar la copia firmada. Sin ella no hay registro de acuerdos (artículo 14.2.l) ni forma de demostrar lo que se pactó.
En resumen
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Es obligatorio? | Sí, siempre, también en una acción puntual (arts. 12.1 y 3.4) |
| ¿Hay un modelo oficial? | No: la ley fija el contenido mínimo (art. 12.2) |
| ¿Cómo se firma? | Por escrito y en dos ejemplares (art. 12.3) |
| ¿Y si es menor de edad? | Consentimiento o autorización, por escrito (arts. 8.2 y 14.2.j) |
| ¿Contacto habitual con menores? | Certificado negativo de delitos sexuales (art. 8.4) |
| ¿Quién lo guarda? | Cada parte, su ejemplar; la entidad lo anota en su registro (art. 14.2.l) |
Cómo encaja PeopleForPeople
El acuerdo que se acepta al darse de alta en PeopleForPeople no es un acuerdo de incorporación. El acuerdo de voluntariado de la plataforma recoge quién es quién y los derechos y compromisos de la persona voluntaria según la Ley 45/2015, y dice expresamente que no sustituye al acuerdo de incorporación que firma cada entidad.
Lo que sí aporta la plataforma es el registro de la actividad: quién se apuntó a cada misión, quién llegó y cuántas horas validó la entidad. Esas horas son la base del certificado. Lo explicamos en informes y certificados.
Esta guía resume la ley para orientarse; no sustituye al asesoramiento jurídico. Si el programa es de una sola comunidad autónoma, revisa también su ley de voluntariado.
Fuentes
- Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado.
- Ley 4/2018, de 8 de mayo, Andaluza del Voluntariado (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado.
- Ley Orgánica 8/2021, de 4 de junio, de protección integral a la infancia y la adolescencia frente a la violencia (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado.
- Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos — Diario Oficial de la Unión Europea, 4 de mayo de 2016.
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (texto consolidado) — Boletín Oficial del Estado.
